Spitallogistik auf Topniveau
Citytrans bringt die Waren in Fluss


interview mit Alex Kollbrunner vom Universitätsspital Zürich (USZ)

Im Mai 2018 hat das Universitätsspital Zürich (USZ) sein neues Logistik- und Servicezentrum in Schlieren bezogen. Es handelt sich dabei um das modernste Lager der Schweizer Gesundheitsbranche, das auf einer Gesamtfläche von 4500 m2 rund 1700 Produkte einlagert und 20’000 weitere Artikel ohne Zwischenlagerung bündelt und an die verschiedenen USZ-Standorte ausliefert. Der verdiente Lohn für diese Pionierleistung liess nicht lange auf sich warten. Im Herbst 2018 gewann das USZ den begehrten Swiss Logistics Award, und vor kurzem wurde das Spital gar für den European Logistics Award nominiert.

Das zukunftsweisende City-Logistik-Konzept des USZ schlägt gleich mehrere Fliegen auf einen Streich. Es ersetzt das bisherige interne Lager, das längst aus allen Nähten platzte, schafft den dringend benötigten Raum für die bauliche Gesamterneuerung des USZ – und steht erst noch an der Schnittstelle zum Gesundheitszentrum USZ Flughafen, das 2020 im Gebäudekomplex The Circle seine Tore öffnet. Gut zu wissen, dass mit Citytrans ein verlässlicher externer Partner zur Verfügung steht, der einen umweltverträglichen Warentransport sicherstellt und mit seiner professionellen Dienstleistung dazu beiträgt, dass der Stadtverkehr entlastet und täglich rund 60 bis 80 Lastwagenfahrten ans USZ vermieden werden. Ein Gespräch mit Alex Kollbrunner, seit Herbst 2016 Leiter der Abteilung Logistik am USZ, über neue Herausforderungen und die Zusammenarbeit mit Citytrans.

Herr Kollbrunner, was bedeutet Ihnen der Swiss Logistics Award?

 

Alex Kollbrunner (A.K.): Ehrlich gesagt, bin ich schon stolz darauf, was wir mit unserem Team erreicht haben. Aus jetziger Sicht kann ich mir kaum mehr vorstellen, wie wir das damals mit unserem internen Lager gemacht haben. Das ist zwar erst ein Jahr her, für mich aber eine gefühlte Ewigkeit. Jetzt sind wir nicht mehr am Anschlag, sondern können endlich aus dem Vollen schöpfen.

Welche Bedeutung hat er für das USZ?

 

A.K.: Der Award ist so etwas wie der Oscar der Schweizer Logistikbranche und somit eine grosse Anerkennung. Wir haben ihn erhalten, weil wir frühzeitig erkannt haben, wie wichtig eine gut funktionierende Logistik für unser Spital ist. Danach haben wir sehr schnell Nägel mit Köpfen gemacht. Im Zentrum stand schon sehr früh die Idee eines externen Logistik- und Servicezentrums. Was uns vorschwebte, war nicht unbedingt ein Lager, sondern vielmehr eine Drehscheibe für den Warenfluss vom und zum USZ und seinen vielen Standorten. Der Swiss Logistics Award ist eine schöne Bestätigung dafür, dass uns dies gelungen ist.

Der Standort Schlieren als Drehscheibe: Wie muss man sich das vorstellen?

 

A.K.: Die logistische Gesamtversorgung eines Spitals stellt an alle Beteiligten hohe Anforderungen. Besonders dann, wenn das Spital so gross ist wie das USZ. Hinzu kommt, dass das Universitätsspital Zürich in den nächsten Jahren eine Grossbaustelle sein werden, die dem Materialfluss und der Logistik alles abverlangt. Bei uns laufen so viele Fäden zusammen, so viele Wünsche und Bedürfnisse, dass es schon sehr hilfreich ist, wenn man vorgesorgt und sich die eine oder andere Frage bereits gestellt hat.

«Schlieren ist unsere Drehscheibe für den Warenfluss zum USZ und seinen vielen Standorten.» Alex Kollbrunner

 

 

Welches sind Ihre wichtigsten Aufgaben?

 

A.K.: Salopp gesagt besteht unsere Aufgabe darin, möglichst unsichtbar zu bleiben. Wenn alles funktioniert und sich niemand beschwert, haben wir einen guten Job gemacht. Konkret beliefern wir täglich über 700 Empfänger in 43 Kliniken und Direktionen mit tonnenweise Material – da kommt einiges zusammen.

Können Sie das überhaupt verarbeiten?

 

A.K.: Wir arbeiten nach branchenübergreifenden Standards, die wir jeweils weiterentwickeln und auf unsere Bedürfnisse abstimmen. Heute sind alle Ladungsträger mit einem Barcode und RFID-Tag versehen, sodass wir sie jederzeit eindeutig identifizieren können. Aus praktischer Sicht haben ein automatisches Kleinteillager für alle sterilen und nicht sterilen Warengruppen aufgebaut und ein Gebindekonzept mit speziell angefertigten Deckeln entwickelt, das den strengen GDP-Richtlinien entspricht. Zudem verwenden wir jetzt standardisierte Rollcontainer, die uns gerade an der Verladerampe viel Mühe ersparen, weil sie leicht und wendig sind.

Wie gross ist eigentlich Ihr Team?

 

A.K.: 18 Personen sind für die Lagerlogistik in Schlieren zuständig, weitere 32 Mitarbeitende für den Warentransport in-house und die gesamte Entsorgungslogistik. Hinzu kommen 32 Mitarbeitende in der Versorgungslogistik. Diese bewirtschaftet die dezentralen Stationslager und bildet die Schnittstelle zum medizinischen Personal. Macht total 82 Mitarbeitende. Darin ist unser externer Logistikpartner, die Citytrans und ihre Chauffeure, noch gar nicht miteingerechnet.

Erzählen Sie.

 

A.K.: Zwischen der Auslieferung ab Logistik- und Servicezentrum in Schlieren und dem USZ Campus in Zürich der Feinverteilung im USZ liegt der Strassentransport per LKW – und dafür ist Citytrans zuständig. Um diese Transporte möglichst effizient und umweltverträglich zu organisieren, haben wir in enger Zusammenarbeit mit Citytrans ein Transportkonzept ausgearbeitet, das sich seitdem bestens bewährt. Citytrans setzt zwei Lastwagen ein, einen 12- und einen 26-Tönner, die das USZ täglich viermal mit Arzneimitteln und medizinischem und nichtmedizinischem Verbrauchsmaterial bedienen. Für Spezialtransporte wie Betäubungsmittel oder Zytostatika steht ein Kurier-Lieferwagen zur Verfügung. Auch dieser ist nach einem definierten Transportplan zwischen Schlieren und Zürich unterwegs.

Könnten Sie dies nicht auch intern lösen?

 

A.K.: Wir haben diese Frage lange diskutiert. Aber wir sind zum Schluss gekommen, dass wir gut daran tun, den Transport unserer Güter einem externen Profi anzuvertrauen. Der Warenumschlag ist ein zentrales Glied in der Logistikkette – da müssen wir uns voll und ganz darauf verlassen können, dass alles klappt. Nicht nur heute oder morgen, sondern immer.

Wie sind Ihre Erfahrungen mit Citytrans?

 

A.K.: Citytrans ist für uns der richtige Partner. Wir haben intern so viel um die Ohren, dass ich es sehr schätze, den Warentransport über die öffentliche Strasse und alles, was damit zusammenhängt, delegieren zu können. Ich meine damit nicht nur die Fahrt von A nach B und wieder zurück, sondern auch so wichtige Dinge wie Fahrzeugflotte, Verkehr oder Ausbildung: Bin ich fahrzeugtechnisch auf dem neuesten Stand? Habe ich genügend Kapazität? Wie sind die Strassenverhältnisse? Wo hat es Staus? Sind die Chauffeure gut ausgebildet? Was ist mit Krankheit und Unfall? Wie steht es mit der Versicherung? Um all das muss ich mich nicht mehr kümmern, seit wir Citytrans an Bord geholt haben.

«Der Warenumschlag ist ein zentrales Glied in der Logistikkette – da müssen wir uns voll und ganz darauf verlassen können, dass alles klappt.» Alex Kollbrunner

 

 

Werfen wir einen Blick in die Zukunft: Welche Herausforderungen sehen Sie am Horizont?

 

A.K.: Seit gut einem Jahr verfügen wir über ein topmodernes Logistikzentrum, das uns viele Vorteile bietet. Wir haben rund 4 x mehr Platz als vorher, können besser planen, verlieren weniger Zeit. Das ist aber auch nötig, weil wir jetzt dezentral organisiert sind und viele Prozesse dadurch komplexer wurden. Die Anfangsphase war ziemlich hektisch, weil die Abläufe noch nicht eingespielt waren und immer wieder neue Fragen auftauchten. Jetzt hat sich der erste Sturm gelegt, und es ist eine gewisse Ruhe eingetreten. Wir wissen immer besser, was zu tun ist, und sehen täglich Fortschritte. Ich würde sagen, jetzt ist das Glas nicht mehr halb leer, sondern fast schon ganz voll.

Was war denn so kompliziert am Anfang?

 

A.K.: Die Implementierung einer neuen Lösung ist immer ein «Hoselupf». Es ist ganz klar, dass bei solchen Projekten am Anfang nicht alles reibungslos funktioniert. So konnten wir beispielsweise nicht abschätzen, wie der Transport auf der Achse Schlieren-Zürich aussehen würde. Ehrlich gesagt haben diese Aufgabe etwas unterschätzt – sowohl verkehrstechnisch als auch kapazitätsmässig. Da hat uns Citytrans, verzeihen Sie den Ausdruck, mehr als einmal «den Arsch gerettet».

Und wie?

 

A.K.: In der Anfangsphase habe ich Citytrans als Partner erlebt, der mitdenkt und aktiv nach Lösungen sucht. Das war auch dringend nötig. Bei Engpässen hat sich Citytrans immer sehr flexibel gezeigt und bei Bedarf kurzfristig die Transportkapazitäten erhöht. So konnten wir viele heikle Situationen entschärfen, bevor sie zu einem Problem wurden.

Ein Wort zu Ihnen: Was reizt Sie persönlich an der Spitalwelt?

 

A.K.: Meine Arbeit am USZ ist extrem spannend und hält mich immer auf Trab. Ich bin nun seit 9 Jahren hier, und die Zeit ist wie im Flug vergangen. In einem so grossen Betrieb spielt die Logistik eine eminent wichtige Rolle – entsprechend gross ist die Möglichkeit, etwas zu bewegen. In meiner Funktion bin ich stets in der Mitte des Prozesses, manchmal fühle ich mich gerade so, als wäre ich im Auge des Hurrikans. Die Schnittstellen in der Logistik in einem Spital sind sehr umfangreich und derart komplex, dass ich wichtige Entscheidungen immer zuerst in meiner Abteilung bespreche. Sehr oft tausche ich mich auch mit Alexander Soland aus, dem Bereichsleiter Supply Chain Management, oder mit Christian Schläpfer, dem Projektleiter SCM.

Stehen Sie in Kontakt zu anderen Spitälern? Gibt es da so etwas wie einen Austausch von Best Practice?

 

A.K.: Wir haben mit unseren Konzepten für die Gesamtversorgung eines Spitals einen grossen Schritt in die richtige Richtung getan und wichtige Erfahrungen gesammelt. Von diesen Erfahrungen können andere Spitäler profitieren. Ich persönlich finde einen regelmässigen Austausch wichtig und hilfreich, denn wir stehen alle vor den gleichen Herausforderungen. Von Konkurrenzdenken halte ich wenig. Letztlich sitzen wir alle im gleichen Boot und suchen Antworten auf dieselben Fragen: Wo habe ich Sparpotenzial? Wie bringe ich Prozesse zum Laufen? Mit welchen Massnahmen kann ich die Effizienz steigern?

Was wird der Umbau des Campus Zürich bringen?

 

A.K.: Das USZ macht sich in den kommenden Jahren fit für die Zukunft. Die Gesamterneuerung schafft neue Raumstrukturen, die besser auf die veränderten Betriebsabläufe der Medizin von heute und morgen zugeschnitten sind. Zudem sorgt sie dafür, dass unser Spital weiterhin am Puls der Zeit bleibt und weiterhin modernste Behandlungsmöglichkeiten und Arbeitsbedingungen anbieten kann. Für uns Logistiker gibt es allerdings ein paar Nüsse zu knacken. Nehmen wir als Beispiel das Tunnelnetz für die Feinverteilung der Materialien inhouse: Dieses wird bleiben, stellt uns aber vor einige topografische Probleme. Denn unser Campus steht bekanntlich nicht in der Ebene, sondern auf einem Hügel. Da sind wir bereits mittendrin in der Planung.

«Das Citytrans-Team – vom Projektleiter über die Disponenten bis zu den Chauffeuren – leistet für uns ganze Arbeit.» Alex Kollbrunner

 

 

Und was geben Sie Citytrans mit auf den Weg?

 

A.K.: Mit ihrer professionellen Dienstleistung hat Citytrans viel dazu beigetragen, dass wir den Swiss Logistics Award gewonnen haben. Das Citytrans-Team – vom Projektleiter über die Disponenten bis zu den Chauffeuren – leistet für uns ganze Arbeit, und das seit Jahr und Tag. Mittlerweile sind wir so eng miteinander, dass ein Wort das andere gibt und Citytrans weiss, was zu tun ist. Ich bin zuversichtlich, dass dies weiterhin so bleiben wird. Die Herausforderungen nehmen zu, das Volumen wird steigen, aber ich weiss, dass Citytrans darauf gut vorbereitet ist. In diesem Sinne: Die Zukunft kann kommen!

 

 

 

Herzlichen Dank für dieses Gespräch.

Spitallogistik bei Citytrans: lösungsorientiert, massgeschneidert

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«Der Warenumschlag ist ein zentrales Glied in der Logistikkette – da müssen wir uns voll und ganz darauf verlassen können, dass alles klappt.» Alex Kollbruner/USZ. 

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