Ein Spital, ein Materiallager und der Weg dazwischen


interview mit alexander Soland vom Universitätsspital Zürich (USZ)

Das Universitätsspital Zürich (USZ) ist eine logistische Knacknuss. Der Gesamtkomplex im Herzen der Stadt erstreckt sich über eine Ausdehnung von 1,7 km und umfasst 90 Gebäude mit 10'000 Räumen. 1300 Ärzte, 2100 Pflegende und weitere 4500 Mitarbeitende stehen täglich im Einsatz, kümmern sich um 900 stationäre Patientinnen und Patienten und bewältigen rund 700'000 ambulante Besuche pro Jahr. Dafür benötigen sie nicht nur Wäsche, Windeln, Kleidung und Essen, sondern auch Hunderttausende von medizinischen Instrumenten und Medikamenten.

Wie soll das gehen, wenn man weiss, dass das neue Logistik- und Servicezentrum, das seinen Betrieb vor kurzem aufgenommen hat, in Schlieren steht? Wie stellt man sicher, dass die benötigte Ware Tag für Tag zuverlässig geliefert und an rund 700 verschiedene Warenempfänger verteilt wird? Und was hat es mit den sensiblen Medikamententransporten auf sich, die hohe Anforderungen an Mensch und Material stellen? Ein Gespräch mit Alexander Soland, Bereichsleiter Logistik und Services am USZ, und Roger Erb, Geschäftsführer der Citytrans GmbH.

Meine Herren, die Logistik ist eine Disziplin, die lange komplett unterschätzt wurde. Wo liegen die grossen Herausforderungen?

 

Alexander Soland (A.S.): Seit Anfang 2016 bin ich für den Bereich Logistik und Services am USZ verantwortlich. Dieser Job fordert mein Team und mich, lässt uns aber auch viel Gestaltungsfreiheit. Wenn ich daran denke, welchen Stellenwert die Logistik am USZ noch vor zwei Jahren hatte, hat sich in dieser Zeit doch sehr viel verändert.

Wie soll das gehen – in nur zwei Jahren?

 

A.S: Lassen Sie es mich am Beispiel der Medikamente erklären. Diese müssen zwingend in einer bestimmten Temperatur gelagert werden, und zwar durchgehend. Wenn dies nicht der Fall ist, können sie ihre Wirkung verlieren und im schlimmsten Fall sogar kontraproduktiv wirken. Es war also wichtig, ein Bewusstsein zu schaffen für die Sorgfalt im Umgang mit Medikamenten und allen anderen sensiblen Materialien, von denen es in einem Spital unendlich viele gibt.

 

Roger Erb (R.E.): Das empfinde ich genauso. Jeder und jede Einzelne steht hier in der Verantwortung. Wir können unseren Beitrag auf der «zweitletzten» Meile leisten und sicherstellen, dass sämtliche Transporte von Schlieren nach Zürich einwandfrei funktionieren. Auf die «letzte Meile» haben wir allerdings keinen Einfluss mehr.

«Eine gut funktionierende Logistik ist für das USZ von grösster Bedeutung.» Alexander Soland

 

A.S: Das Zauberwort dazu heisst auf gut neudeutsch Supply Chain Management. Früher haben alle die Hände verworfen, wenn ich solche Dinge nur ansprach. Heute ist das anders. Die Leute beginnen zu begreifen, dass eine gut funktionierende Logistik für das USZ von grösster Bedeutung ist. Und sie stellen fest, wie viel sich bessert, wenn sie nur ein paar Regeln befolgen. Denn Logistik beginnt immer im Kopf – wenn auch in ganz unterschiedlicher Weise.

Schön gesagt. Aber was bedeutet dies konkret?

 

A.S: Die Hauptaufgabe meines Teams im USZ selbst besteht darin, die Feinverteilung der Ware möglichst optimal zu gestalten und dafür zu sorgen, dass das Personal die Richtlinien auch wirklich umsetzt. Um dieses Bewusstsein zu schaffen, leisten wir viel Überzeugungsarbeit und schulen die Leute im Umgang mit Medikamenten und anderen sensiblen Instrumenten und Materialien. Ganz anders verhält es sich auf der «zweitletzten Meile». Hier kann ich klare Kriterien definieren, die ein Transportunternehmen erfüllen muss, um als Partner des USZ überhaupt in Frage zu kommen.

Warum ist Ihre Wahl gerade auf Citytrans gefallen?

 

R.E: Wenn ich dazu kurz etwas sagen darf, dann dies: Die Ausschreibung für die Gesamtversorgung des USZ war sehr detailliert und äusserst anspruchsvoll. Den Ausschlag zu unseren Gunsten gab aus meiner Sicht die Gesamtnote aus Pflicht und Kür. Unter Pflicht verstehe ich einen Fuhrpark, der jederzeit die notwendigen Kapazitäten zur Verfügung stellt und den strengen GDP-Richtlinien entspricht. Die Kür aber ist unsere flexible Disposition und Dienstleistungsbereitschaft. Der Servicegedanke ist bei uns tief verwurzelt.

«Der Servicegedanke ist bei uns tief verwurzelt.» Roger Erb

 

A.S: Ich kann diesen Aspekt zu hundert Prozent bestätigen. Citytrans hat sich in der Zeit unserer Zusammenarbeit als ein Partner erwiesen, der mitdenkt, mitzieht und in der Lage ist, Probleme selbständig zu lösen. Ein entscheidendes Plus ist die Erfahrung von Citytrans im Grossraum Zürich. Citytrans ist in Schlieren zuhause, direkt neben dem Logistik- und Servicezentrum und somit in nächster Nähe, wenn’s drauf ankommt.

Ketzerische Frage: Wieso braucht das USZ überhaupt einen externen Transportpartner? Wäre das intern nicht einfacher und günstiger zu haben?

 

A.S: Gut, dass sie diesen Punkt ansprechen. Als ich meinen Job antrat, wurde mir bald klar, dass die Professionalisierung der Logistik erste Priorität haben muss. Vieles hat sich seither getan. Heute haben wir eine zentrale Distributionsplattform für alle Arzneimittel, medizinischen Produkte und Instrumente. Es werden alle Produkte, Gebinde, ja sogar unsere Patientinnen und Patienten gescannt und elektronisch erfasst. Jetzt haben wir alle jederzeit Klarheit darüber, was wohin ausgeliefert wurde, wer was benötigt, wo Lieferbedarf besteht und so weiter. Dies vereinfacht die Abläufe und erhöht die Sicherheit. Der Vorwurf, wir seien in einem logistischen Rolls Royce unterwegs, hat sich mittlerweile auch gelegt. Die Leute merken langsam, dass Logistik keine Randdisziplin ist, sondern direkt den Kernprozessen zuspielt.

«Logistik ist keine Randdisziplin, sondern spielt direkt den Kernprozessen zu.» Alexander Soland

 

Gut und recht. Aber was hat dies mit Citytrans zu tun?

 

A.S: Das ist ja genau der springende Punkt. Professionalisierung heisst für mich auch, Strukturen zu schaffen, die unsere Organisation befähigt, das Gesamtsystem der Logistik optimal am Laufen zu halten. Und da ist ein Partner wie Citytrans unersetzlich.

 

R.E: Gerne gebe ich Ihnen ein paar weitere Informationen dazu. In der Ausschreibung war von einem 12t LKW und mehreren GDP-konformen Kleintransportern die Rede. Jetzt haben wir nochmals aufgerüstet und stehen seit April mit einem topmodernen 28-Tönner am Start. Letztlich geht es darum, immer bereit zu sein. Für jedes Volumen – und zu jeder Zeit. Diese Flexibilität zeichnet uns aus.

Da ist ja viel in Bewegung.

 

A.S: Die Zeiten, in denen die Medikamente noch im Planwagen geliefert wurden, sind jedenfalls vorbei. Und glauben Sie mir: Der Verbrauch in einem Spital ist enorm. Eine OP zum Beispiel ist eine regelrechte Materialschlacht. Da gehen nicht nur unzählige Verbrauchsgegenstände über den Tisch – auch die medizinischen Instrumente und Produkte müssen jedes Mal gereinigt, gewartet, sterilisiert, verpackt und wieder bereitgestellt werden.

Und dies geschieht alles in Schlieren?

 

A.S: Ab 2020 wird auch die Aufbereitung von medizinischen Instrumenten in Schlieren passieren und damit der gesamte Materialbedarf ab diesem Standort verfügbar sein. Ohne gut funktionierendes Transportwesen wäre dies gar nicht möglich.

 

R.E: Wir wissen um unsere Verantwortung und nehmen sie gerne wahr. Voraussetzung dafür ist aus meiner Sicht, dass wir so gut organisiert sind. Ganz wichtig sind dabei unsere Chefkuriere. Sie haben grossen Anteil an unserer flexiblen Disposition und finden häufig die richtige Lösung, bevor es überhaupt ein Problem gibt.

Was erwarten Sie beide voneinander, und warum funktioniert Ihre Partnerschaft so gut?

 

A.S: Vieles ist bereits gesagt worden. Ich brauche einen selbständigen Partner, der unsere Anliegen mitträgt, uns den Rücken freihält und die Werte bezüglich Qualität und Verbindlichkeit unseres Unternehmens teilt. Citytrans erfüllt diese Kriterien sehr gut. Wenn’s wirklich drauf ankommt, kann ich Roger Erb auch am Samstagabend anrufen. Das schätze ich an der KMU-Welt. Da wird mir freundlich und sehr persönlich geholfen, und trotzdem ist alles sehr professionell.

 

«Citytrans versteht sich als lösungsorientierter und qualitätsbewusster Partner.» Roger Erb

 

R.E: Expresslogistik ist für uns natürlich kein Fremdwort. Wenn es schnell gehen muss, sind wir zur Stelle. Viel wichtiger scheint mir aber, dass Citytrans ein lösungsorientierter und qualitätsbewusster Partner ist. Der Dienstleistungsgedanke ist bei unseren Leuten eingeimpft, und diese Impfung wiederholen wir in regelmässigen Schulungen. Nicht jeder Fahrer ist befähigt, Transporte für das USZ durchzuführen. Er muss genau wissen, was zu tun ist, und daran arbeiten wir.

Und die Chefetage?

 

R.E: Ich bin Projektleiter für das USZ und damit direkter Ansprechpartner von Herrn Soland. Wir diskutieren sehr oft über die richtige Strategie und die Schritte, die dazu notwendig sind. Es geht ja immer auch um die Frage: Wie kann das USZ die Dienste von Citytrans optimal nutzen? Da sind wir jederzeit offen für Anpassungen oder Veränderungen.

 

A.S: Die Standards, die wir jetzt definieren, sind die Basis für die Professionalisierung unserer Logistik. Wir sind auf gutem Weg, aber es wartet noch viel Arbeit. Bald eröffnen wir unser neues Gesundheitszentrum im Circle am Flughafen Zürich. Aus der Achse Schlieren-Zürich wird damit ein Dreieck.

Ein Wort zum Schluss?

 

R.E: Die beste Logistik ist immer diejenige, die man gar nicht wahrnimmt, weil alles bestens klappt. Deshalb sage ich gerne: Wenn du nichts mehr von Logistik spüren willst, dann geh zu Citytrans.

 

A.S: (lacht) In meinem Fall hat dies offensichtlich geklappt.

 

 

 

Besten Dank für dieses Gespräch.

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